Sutarčių ir kitų dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu

Šiame technologijų amžiuje, kai tam tikrose skaitmenizuotose srityse vietoj klasikinių sutarčių jau naudojamos dirbtiniu intelektu grįstos kompiuterių programos, vadinamosios išmaniosios sutartys (angl. smart contracts), mūsų rašytinių susitarimų įpročiai taip pat keičiasi.

Vienas reikšmingiausių pokyčių pastaruoju laikotarpiu yra sudaromų dokumentų perkėlimas į elektroninę erdvę: pasirašymas įvairiose dokumentų pasirašymo platformose ar apsikeičiant elektroniniu paštu, elektroniniais parašais ar uždedant skaitmeninius inicialus ar parašo vaizdą, patvirtinimas mygtuko paspaudimu ir pan.

Nors pastaraisiais metais dauguma sutarčių yra sudaroma būtent tokiais būdais, vis dar ne visada esame tikri, ar to pakanka, ar tokios sutartys ar kiti dokumentai bus teisiškai galiojantys.

Atsakymą į šį klausimą reikėtų išskirti pagal atskirus skaitmeninio ar kitokio nuotolinio pasirašymo būdus.

Kvalifikuotu elektroniniu parašu (pavyzdžiui, mobilusis parašas, Smart-ID (ne Basic versija), Registrų centro ar kitų sertifikuotų paslaugų teikėjų išduoti elektroniniai parašai) pasirašytas dokumentas turi tą pačią teisinę galią, kaip ir rašytiniu parašu pasirašytas ir juridinio asmens antspaudu patvirtintas (jeigu taikoma) dokumentas.

Todėl jeigu sutartį ar kitą dokumentą visos šalys pasirašo kvalifikuotais elektroniniais parašais, tai yra tolygu „gyvam“ pasirašymui.

Kad taip pasirašyti būtų dar patogiau, gali būti pasinaudojama tam skirtomis platformomis (pavyzdžiui, GoSign, Dokobit, Mark Sign ar pan.). Dažnai šios platformos yra neteisingai tapatinamos su kvalifikuotu elektroniniu parašu. Tad svarbu suvokti, kad platforma yra priemonė (įrankis), skirtas kvalifikuoto parašo padėjimui ant dokumento, ji gali palengvinti pasirašymo procesą, kai tą patį dokumentą turi pasirašyti keli asmenys (galima apsieiti be dokumento siuntimo elektroniniu paštu ar kitaip, pakviečiant visus pasirašančius tai atlikti platformoje), taip pat platformose galima saugoti dokumentus, jos gali būti integruotos su kitomis dokumentų valdymo sistemomis ir pan. Tuo tarpu minėtos platformos pačios elektroninio parašo neišduoda. Elektroninių parašų sertifikatus turi teisę išduoti tik kvalifikuoti patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjai (Lietuvoje naudojamus kvalifikuotus elektroninius parašus išduodančių paslaugų teikėjų sąrašą skelbia Ryšių reguliavimo tarnyba, o Europos Sąjungos sąrašas skelbiamas Europos Komisijos svetainėje). Todėl tuo pačiu elektroniniu parašu (pavyzdžiui, mobiliu parašu) dokumentus galima pasirašyti keliose skirtingose platformose, o vienoje platformoje vienas asmuo gali naudoti kelis skirtingus kvalifikuotus elektroninius parašus (pavyzdžiui, mobilų parašą ir Smart ID). Taip pat vieną dokumentą keli asmenys gali pasirašyti skirtingose platformose ir pasirašančiųjų naudojami kvalifikuoti elektroniniai parašai gali būti patvirtinti skirtingų patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų sertifikatais (pavyzdžiui, vienas asmuo gali pasirašyti mobiliu parašu, o kitas – Smart ID).

Svarbu paminėti, kad pasirašymas kvalifikuotais elektroniniais parašais būna keblus, kai pasirašantieji yra iš skirtingų valstybių, ir ne visada yra galimybė suderinti skirtingus kvalifikuotus elektroninius parašus ar vienai šaliai tinkamai patikrinti kitos šalies parašo tikrumą. ES viduje bent teoriškai yra paprasčiau, kadangi čia kvalifikuotų elektroninių parašų teisinę galią nustato ES eIDAS reglamentas (taikomas vieningai visoje ES). Kaip minėta, taip pat vienoje vietoje galima rasti visų ES valstybėse kvalifikuotų patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų sąrašą. Tačiau tai nepanaikina kartais kylančių praktinių sunkumų, susijusių su elektroninių parašų patikrinimu.

Tuo tarpu, jeigu pasirašantieji yra iš skirtingų valstybių ir dalis jų yra už ES ribų, pasirašymo klausimą reikėtų vertinti dar atsargiau ir, galimai, vadovautis kita taisykle, apie kurią plačiau – toliau.

Tai, kad kvalifikuotas elektroninis parašas Europos Sąjungoje pats savaime turi tą pačią teisinę galią, kaip ir rašytiniu parašu pasirašytas ir juridinio asmens antspaudu patvirtintas (jeigu taikoma) dokumentas, nereiškia, kad tai yra vienintelis galimas teisinę galią turintis elektroninio pasirašymo būdas. Minėtas ES eIDAS reglamentas be kvalifikuoto elektroninio parašo numato taip pat ir kitas dvi elektroninio parašo kategorijas, tai yra saugus elektroninis parašas (pavyzdžiui, pasirašymas naudojant el. bankininkystės priemones, be kvalifikuoto sertifikato) ir paprastas elektroninis parašas. Šiai kategorijai galima priskirti visus kitus atvejus, tarp jų:

• pasirašymą platformose, kur nėra naudojami kvalifikuoti parašai, o vietoj jų galima naudoti parašo vaizdą, inicialus ar pasirinktu kompiuterių šriftu parašytą vardą, pavardę (pavyzdžiui, DocuSign ir pan.),
• pasirašymą elektroniniu paštu apsikeičiant skenuotomis dokumento kopijomis,
• pasirašymą / patvirtinimą internete mygtuko paspaudimu.

Pagal Lietuvos įstatymus (iš esmės panašiai reguliuojama ir kitose ES valstybėse), visais kitais atvejais, kai pasirašoma elektroniniu būdu, tačiau ne kvalifikuotais elektroniniais parašais, sutartis ar kitas dokumentas bus laikomas sudarytu raštu ir pasirašytu, jeigu toks pasirašymo būdas bus aiškiai aptartas tarp pasirašančiųjų. Todėl ketinant pasirašyti sutartį ar kitą dokumentą elektroniniu būdu, bet ne kvalifikuotu elektroniniu parašu, svarbu dėl tokio pasirašymo ir jo teisinės galios aiškiai susitarti.

Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad toks susitarimas galioja tarp pasirašančiųjų ir šis būdas gali netikti, jeigu elektroniniu būdu pasirašytą dokumentą reikės pateikti kitam asmeniui, kuris nėra dokumento šalis ir reikalauja pateikti originalą. Todėl, jeigu pasirašomas dokumentas, kuris turės būti teikiamas trečiajam asmeniui (pavyzdžiui, sutartis, registruojama registre ar teikiama bankui), reikia įvertinti, ar tokiam trečiajam asmeniui bus priimtina pasirinkta pasirašymo forma.

Tad nors būtent toks elektroninis pasirašymo būdas yra dažnai pasirenkamas, prieš jį pasirenkant reikia įvertinti: (a) ar tinkamai aptartas pasirašančiųjų susitarimas pasirašyti elektroniniu būdu ne kvalifikuotais elektroniniais parašais, (b) ar dokumentas turės būti teikiamas kitam asmeniui (pavyzdžiui, institucijai) ir jeigu taip, ar tokia forma bus priimtina.

Apibendrinant galima pasakyti, jog sutartys ir kiti dokumentai beveik visais atvejais gali būti pasirašomi elektroninėmis priemonėmis, svarbu tam pasirinkti tinkamą būdą.